Markkinavuoropuhelulla hankintaprosessiin vaikuttavuutta

Tämän blogin on kirjoittanut Keski-Suomen muutosagentti Matti Kortteus. Crazy Town toteuttaa Kortteuksen kanssa yhteistyössä tämän vuoden aikana mm. tapahtumia ja tapaamisia Jyväskylän Crazy Townilla. 

Miksi julkinen hankinta menee pieleen? No, yleensä on kiire eikä ole tarpeeksi väkeä tekemässä hankintoihin liittyviä töitä. Tällöin tulee helposti käytettyä sitä copy-paste –menetelmää. Otetaan jokin samanlaiselta vaikuttava aikaisempi hankinta ja kopioidaan siitä vaatimukset ja laitetaan tarjouspyyntö ulos. Toivotaan, että saadaan halpa ja ettei ketään kiinnosta onko hankinta tarpeeksi hyvin määritelty, jotta sillä saadaan se mitä käyttäjä tarvitsee.

Hankinnassa tärkein työ ei ole tarjousten vertailu toisiinsa ja halvimman löytäminen. Tärkein työ on hankinnan vaatimusten määrittely. Ne voivat olla tarvitsijalle hyvin kriittisiä. Ja vielä kriittisempiä ne usein ovat tarjoajalle. Esimerkiksi koulujen ruokien raaka-aineet on oltava keittiöillä tiettyyn aikaan mennessä tai oppilaille ei ole ruokaa. Toimitus sinänsä voi jakaantua lukuvuoden ajalle, mutta tarvittavat raaka-aineet on oltava käytettävissä ruokalistan mukaan. Muuten toimitus voi hyvinkin jakaantua lukuvuoden ajalle eikä koko määrää tarvitse toimittaa varastoihin kerralla. Näin mahdollistetaan myös lähiruokatoimittajien osallistuminen tarjoamiseen.

Tartumme sanaan ”mahdollistetaan”.

Miten mahdollistetaan, että hankinta vastaa tarpeeseen mahdollisimman hyvin? Kysymällä siltä, jonka käyttöön hankinta tulee. Se ei useinkaan ole hankintayksikkö tai hankinta-asiantuntija itse. Hankintayksikköä kiinnostaa enemmän hankintaprosessin lainmukaisuus ja muodollisuuksien täyttäminen. Unohdetaan käyttäjätarve. Käyttäjätarve ja sen mukanaan tuomat ominaisuudet, kuten toimitusehdot ja laatuun liittyvät määräykset ovat hankintakohtaisia. Ne pitää selvittää siltä, jonka käyttöön hankinta tulee.

Toinen asia, jolla mahdollistetaan hankinnan onnistuminen, on selvittää onko toimittajilla kykyä, valmiutta tai innostusta tarjota. Tämä selviää parhaiten hankinnan valmisteluvaiheen alkumetreillä pitämällä markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa. Markkinavuoropuhelu on sitä varten, että selvitetään epäselviä kohtia yhdessä hankintayksikön, loppukäyttäjän ja toimittajien kanssa. Yleensä kyseessä on tilaisuus, jossa on samassa salissa tarvitsijat ja tarpeen tyydyttämisestä kiinnostuneet. Siellä käydään avointa keskustelua hankintaan liittyvistä taustoista, tarkoituksesta ja toimitusmahdollisuuksista. Ennen kuin hankintayksikkö tekee tarjouspyynnön.  Erittäin tärkeää on, että paikalla on hankinnan molemmat päät, se joka tarvitsee ja se joka toimittaa. Hankintayksikkö voi olla siinä välissä.  -Esimerkkinä kunnan  teknisen toimen tarve saada linja-autopysäkki koulun lähelle. Tapauksen osapuolia ovat koulun rtehtori, tekninen toimi, hankintayksikkö ja urakoitsijat, mahdollisesti vielä suunnittelija.

Tilaisuudessa tulee esille suurimmat epäselvyydet ja samalla se antaa tarvitsijalle tietoa siitä mitä markkinoilta on mahdollista saada. Toimittajat saavat tietoa mitä hankinnalla on tarkoitus saada aikaan ja mitä siinä olennaista. He voivat sitten tehdä jo alkumetreillä päätöksen onko heillä kiinnostusta tarjota vai käyttävätkö resurssinsa selkeämpiin hankkeisiin.

Markkinavuoropuhelussa ei pääsääntöisesti käsitellä hintaa. Se on tarjouksentekijän omaa tekemistä. Markkinavuoropuhelussa keskustellaan ehdoista, niiden realistisuudesta ja muista hankintaan liittyvistä asioista.

Hankintalaki edellyttää tasapuolisuutta ja reiluutta hankintatoimessa. Siksi markkinavuoropuhelu on kaikille kiinnostuneille avoin tilaisuus ja siitä on syytä myös tiedottaa avoimesti.  Tällöin varmistetaan ettei synny vaikutelmaa, että jotakin tarjoajaa on suosittu ja jollakin on enemmän tietoa hankinnan kohteesta kuin muilla. Tarjoajien on syytä seurata hankintayksiköiden ilmoittelua ja osallistua näihin vuoropuheluihin. Silloin tarjouksen tekeminen on monelta osin selkeämpää eikä epämääräisyyksille  tarvitse hinnoitella ylimääräisiä riskilisiä

Markkinavuoropuhelussa esiintulleet asiat hankintayksikkö ottaa huomioon tehdessään tarjouspyyntöä. Näin ollaan askelta lähempänä onnistunutta hankintaa.

– – – –

Matti Kortteus
matti.kortteus@crazytown.fi
Twitter @kortteus