Kuinka mentoroida hankkeita verkossa sekä kasvokkain?

Asiakas: Svenska kulturfonden (SKF)

Ajankohta: syksy 2018 –

Toteuttajat: Mikko Korpela ja Toni Pienonen

Tässä casekuvauksessa kerromme miten rakentaa hankkeille monivuotinen ohjelma, jossa he kehittävät toimintaansa vertaisoppimisen ja -tuen avulla. Oppeja voivat soveltaa erilaiset hankeorganisaatiot, hankkeet tai hankkeiden rahoittajat.

Vuonna 2018 Svenska kulturfondenin Hallå!-ohjelma rahoitti kuudella miljoonalla eurolla hankkeita, jotka edistävät suomen tai ruotsin kielen oppimista sekä yhdessä tekemistä yli kielirajojen. SKF päätti tarjota reilulle tusinalle Hallå! -hankkeelle Crazy Townin mentorointiohjelman, jonka tavoite oli vahvistaa hankkeiden vaikuttavuutta.

VALMENNUKSESSA KÄYTETYT ERILAISET TAVAT

Online-mentorointi, 3-4 kertaa / vuosi: toteutus Google Meets ja Trello

Kukin mentorointikerta on ollut noin tunnin mittainen vapaamuotoinen keskusteluhetki Crazy Townin edustajien ja hankkeiden työntekijöiden kesken. Hankkeet ovat saaneet itse päättää aiheet, joihin he kaipaavat meiltä näkemyksiä. Teemoina on ollut muun muassa:

– Kohderyhmien rajaaminen ja tavoittaminen
– Viestintä ja markkinointi, digitaaliset työkalut
– Palvelumuotoilu
– Kokeilemalla kehittäminen
– Tarinallistaminen
– Tuotteistaminen
– Hankkeen IPR
– Hankkeen jatkuvuus, jatkorahoitus ja ansaintamallit hankkeen jälkeen

Hankkeiden matkaa on dokumentoitu yhteiselle Trello-seinälle.

Hankkeiden verkostokohtaamiset: fyysiset tapahtumat ja Zoom -virtuaalitapaamiset

Vuosittaisten verkostokohtaamisten tarkoituksena on tarjota mentoroitavaille hankkeille verkostoitumista ja vertaisoppimista. Toisiin hankkeisiin tutustuminen sekä yhteistyön käynnistäminen ovat olleet keskiössä. 

Verkostokohtaamiset on teemoitettu hankkeiden ”elinkaaren” mukaan. Ensimmäisissä tilaisuudessa käsiteltiin hankevaikuttavuuden tunnistamista ja arviointia, kun taas viimeisimmässä tilaisuudessa keskusteltiin hankkeiden tuotteistamista..

Hankeohjelman yhteiset seminaarit, 1 kerta / vuosi: fyysinen tapahtuma

Seminaarit kokoavat yhteen kaikki Hallå! -ohjelman hankkeet. Kickoff-avaustilaisuuden jälkeen olemme olleet mukana järjestämässä, käsikirjoittamassa ja fasilitoimassa yli 100 hengen väliseminaaria, johon toimme teemaksi tarinoiden merkityksen.

Tähän päädyttiin, koska tarinoiden avulla hankkeet:

  • tuovat vaikutukset esiin
  • jäävät mieleen
  • saavat kuvattua usein abstraktiksi jäävän kehittämisen helposti ymmärrettävään muotoon

Seminaari aloitettiin hankkeiden tarinoilla, jotka olimme ohjeistaneet pidettäväksi pecha kucha -esitysten muodossa. Pecha Kucha on formaatti, jolla esitellään tärkeimmät opit ja kokemukset tiiviissä paketissa: 20 kalvoa, jotka on kukin ajastettu kestämään 20 sekuntia. Voimme suositella pecha kuchaa kaikille tapahtumanjärjestäjille, joilla on tilaisuudessa useita puheenvuoroja, mutta tarve pitää sisältö kiinnostavana ja aikataulu jiirissä.

OPIT JA KOKEMUKSET

Yhteinen tavoite yhdistää: Hallå! -toiminta on osoittanut miten sama teema ja yhteiskunnallinen tavoite yhdistävät luonteeltaan hyvin erilaisia hankkeita. Erilaisten hankerahoittajien kannattaa tuoda yhteen samojen teemojen parissa toimivia hankkeita.

Panos-tuotos-vaikutus-vaikuttavuus -ketju on hyvä työkalu hankkeen kehittämistyön tarkasteluun: Olemme hyödyntäneet Hallå! -hankkeiden vaikuttavuuden tarkastelussa monessa tilanteessa testattua  ”panos-tuotos-vaikutus-vaikuttavuus” -ketjua. Olemme osoittaneet sen avulla hankkeille, että kukin heistä pyrkii luomaan samansuuntaista muutosta (eli vaikuttavuutta) ihmisissä ja yhteiskunnassa esimerkiksi kielten käyttöön. 

Tällainen vaikuttavuus kuitenkin syntyy vasta pitkällä aikavälillä, kenties hankkeen jälkeen. Siksi hankkeiden tulisi olla ensisijaisesti kiinnostuneita välittömistä vaikutuksia, jonka he saavat toiminnallaan aikaan ihmisissä ja organisaatioissa. Tämä edellyttää, että hankkeet itse todentavat ja kuvaavat muutokset. Muutoksia voivat esimerkiksi olla:

  • yksilön asenne, tietotaso tai asema
  • tehdään jotakin eri tavalla kuin ennen
  • toiminnan sisällön / laadun muutos
  • tapahtuu jotain sellaista, mikä olisi jäänyt tapahtumatta
  • säilytetään jotakin, mikä olisi kadonnut muutoin

Kaikken muutoksen aikaansaamisesta kiinnostuneiden kannattaa toimia paidattoman miehen oppien mukaan: Derek Siversin klassikkovideo ”Leadership Lessons of the Dancing Guy” antaa hyvän ohjenuoran hankkeille. Videon pääviesti kuuluu:

  • Ole helppo seurattava
  • Hoivaa ensimmäisiä seuraajia
  • Julkaise ja toimi julkisesti, jotta muut näkevät mitä teet
  • Seuraamisen / liittymisen pitää olla helppoa uusille seuraajille

Löydät videon alta:

 

Jos toimit hankkeiden tai aluekehittämisen parissa, niin ole yhteydessä Mikko Korpelaan, +358 400 499 242. Voimme auttaa esimerkiksi vuorovaikutteisten tapahtumien, työpajojen, hankesparrauksen tai arviointien parissa.