Hackathonit verkossa ja paikan päällä

Hackathon on yhteiskehittämisen tapahtuma, jonka osallistujat ratkovat annettua haastetta rajatussa aikataulussa. Hackathon tuo yhteen merkitykselliset ongelmat, resurssit ja osaamisen. Meidän toteuttamissa hackathoneissa ei ole vain kyse softan vääntämisestä. Ratkaisu voi yhtä lailla olla uusi palvelu, konsepti tai lisääntynyt ymmärrys aiheesta.

Tässä case-artikkelissa avaamme oppeja ja kokemuksia työstämme Albaniassa, jotka voit soveltaa omassa työssäsi.

CASE: EU for Innovation -projekti, Saksan kehitysyhteistyöorganisaatio GIZ – Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit

Ajankohta: 2019 – 2020

Toteuttajat:
Mikko Korpela ja Toni Pienonen (Crazy Town) sekä kumppanina Marko Seppä (Global Enabler)

GiZ valitsi Crazy Townin syksyllä 2020 toteuttamaan kolmen hackathonin sarjan Albaniassa, jonka tavoitteena oli vahvistaa albanialaisten korkeakoulujen ja yritysten välistä yhteistyötä. Vastasimme hackathoneiden suunnittelusta, tuottamisesta ja fasilitoinnista. EU for Innovation -hackathoneissa osallistujina oli korkeakoulu- ja startup-tiimejä, jotka ratkoivat yhteiskunnasta ja yrityksiltä tulevia haasteita.

YLEISET OPIT

Albanialainen startup-yrittäjä Gentjan Zotaj (vasemmalla) mentoroimassa Tiranan yliopiston tiimiä ensimmäisessä EU for Innovation -hackathonissa

Hackathon on yhteistyön käynnistäjä. Se osoittaa konkreettisesti miten esimerkiksi korkeakoulut voivat osallistua yritysten ja organisaatioiden tarpeiden ratkomiseen. Hackathonin osallistujat, tulokset ja heitä tukevat mentorit ovat roolimalleja, jotka innostavat muita. Hackathonit luovat yhteistyölle myönteistä kulttuuria, tekevät näkyväksi osaamista sekä verkostoja.

Ratkaistavan haasteen määrittelyyn on käytettävä riittävästi istumalihaksia. Mikäli hackathonilla on haasteen antaja, hänen kanssa on syytä päättää, haetaanko hackathonilla konkreettisia ratkaisuja tiukasti rajattuun aiheeseen vai avoimia ideoita ja uutta ymmärrystä.

Hackathonin fasilitointi on vain pieni osa järjestämisen vaatimasta työajasta. Vähintään 3/4 järjestäjien työajasta kuuluu ennen tapahtumaa tuotannolliseen työhön ja koordinointiin. Lisäksi järjestäjien sekä haasteen antajan on varattava riittävästi aikaa tulosten ”kätilöintiin”. EU for Innovation -hankkeen hackathoneiden tapauksessa parhaat tiimit kytkettiin hankkeen muihin toimenpiteisiin. Lisäksi heille järjestettiin oma Bootcamp ratkaisujen jatkokehittelyyn.

Erilaisten kehityshankkeiden ja kehittäjien on uskallettava näyttää toiminnallaan esimerkkiä, vaikka maailma ympärillä muuttuisi. Iso kiitos paikalliselle EU for Innovation -tiimille, että he halusivat viedä suunnitelman alkuperäisessä aikataulussa läpi, vaikka matkan varrella Albaniaan iski historiallisen paha maanjäristys ja globaali pandemia lähes heti perään. Tämä päätös on saanut kiitosta sidosryhmiltä – toimintaa on pidetty inspiroivana esimerkkinä siitä, että pakon edessä on uudistuttava! (Valitettavasti samaa ei voi sanoa kaikista suomalaisista ”kehityshankkeista”, joista monet menivät täysin jumiin koronakeväänä 2020…)

KOLME HACKATHONIA

Ensimmäinen EU for Innovation hackathon toteutui helmikuussa 2020, haasteena How to make Tirana the European hotspot for Digital Nomads?. Mukaan saatiin kolme erinomaista albanialaisia mentoria, joiden roolina oli Crazy Townin Mikon ja Tonin rinnalla sparrata tiimejä sekä tuoda omia verkostoja avuksi.

EU for Innovation -projektin video ensimmäisestä hackathonista

Hackathonin haasteen antajan eli Tiranan kaupungin yllätti korkeakoulutiimien kyky tarttua aiheeseen sekä luoda tiukassa aikataulussa konkreettisia ratkaisuja. Eräs palkituista tiimeistä rakensi parissa vuorokaudessa toimivan prototyyppi-sovelluksen, jolla Tiranaan saapua digitaalinen nomadi pääsee helposti kiinni paikallisiin palveluihin.

Tiimin luoman sovelluksen kuningasidea oli pelillistää ja pilkkoa uuteen maahan saapuminen osiin: 1. päivän asiat, 1. viikon asiat, 1. kuukauden asiat. Tämä lähestymistavan ja itse sovelluksen todettiin toimivan erinomaisesti minkä tahansa organisaation omassa perehdytyksessä esimerkiksi HR:ssä. Katso Nomana-tiimin -prototyypin kuvaus tästä.

Toinen ja kolmas hackathon toteutettiin koronaviruksen vuoksi täysin verkossa. EU for Innovation -hankkeen kyky reagoida epävarman tilanteen keskellä nähtiin erittäin tärkeänä esikuvana muille. Koronavirustilannetta ratkova “Hack the Crisis Albania” -hackathon siirtyi suunnittelusta toteutukseen alle 1,5 viikossa huhtikuun 2020 alkupuolella!

Tämä tapahtuma kokosi:

  • +200 osallistujaa yli 6 maasta
  • +30 kumppaniorganisaatiota, mukaan lukien Albanian hallituksen
  • +40 mentoria
  • +25 ratkaisuehdotusta ja ideaa
  • 10 palkittua prototyyppiä

Kenties isoin vaikuttavuus tuli siitä, että tapahtuma toi periaatteessa koko maan startup-kentän yhteisen asian äärelle – maassa, jossa perinteisesti on heikko luottamus eri tahojen kesken.

Mikko avaamassa Hack the Crisis Albania -hackathonia Crazy Town Jyväskylästä käsin Zoomin välityksellä

Kolmas ja viimeinen toukokuussa 2020 järjestetty hackathon haki albanialaisille yritysjärjestöille edullisia digitaalisia ratkaisuja. Yhteensä tapahtumaan osallistui yli 100 henkeä. Euroviisumaisessa final showssa mainittiin, että tapahtuman ansiosta yritykset olivat ymmärtäneet kuinka paikallisilta opiskelijoilta ja korkeakoulutiimeiltä voi saada merkityksellisiä ratkaisuja sen sijaan, että tarvitsee käyttää (ulkomaalaisia) konsultteja.

MITÄ HUOMIOIDA, JOS OLET JÄRJESTÄMÄSSÄ ONLINE-HACKATHONIA?

Luo yhteenkuuluvuuden tunnetta: Osallistuminen on tehtävä näkyväksi eri tavoin, vaikka kaikki työskentelisivät omasta kodistaan käsin. Yhteiset virtuaaliset aamunavaukset ja tsekkauspisteet ovat tärkeitä. Tämän lisäksi voit pyytää tiimejä ottamaan virtuaaliselfietä työskentelyn tiimoilta.

Varaa tulosten käsittelyyn ja arviointiin riittävästi aikaa: Livenä toteuttavassa hackathonissa raati tyypillisesti arvioi tulokset paikan päällä, mutta verkkototeutuksessa tämä ei välttämättä onnistu.  Varmista, että sinulla on ohjelmassa puskuria ja aikaa koota ratkaisuehdotukset yhteen, ennen ne annetaan raadille arvioitavaksi. Voittajien paljastus voidaan tehdä pari päivää tapahtuman päätyttyä.

Käytä yksinkertaisia työkaluja ja pidä prosessi simppelinä: Virtuaalinen hackathon tarvitsee erilaisia työkaluja ja ympäristöjä eri tarkoituksiin. Järjestäjän tulisi tarjota yksi ympäristö keskusteluun ja osallistujien kokoamiseen (esim. Slack) ja toinen työkalu live-tapahtumiin (esim. Zoom). Kaikki muu on ylimääräistä. Voit toki tarjota vaikkapa virtuaalisen post-it -ympäristön ideointiin (esim. Jamboard) ja oman systeemin mentorointiaikojen varaamiseen, mutta homma menee helposti liian monimutkaiseksi. Online-hackahtonin järjestää joutuu joka tapauksessa käyttämään enemmän aikaa prosessin johtamiseen kuin mitä kasvokkain tapahtuma vaatii.

Kiinnostuitko hackathonin toteuttamisesta? Ole yhteydessä Mikko Korpelaan, +358 400 499 242,  ja kysy voisimmeko olla avuksi!